Fiksumpaa isännöintiä pääkaupunkiseudulla
Kun Fluxio Isännöinti perustettiin, halusimme aluksi ymmärtää asiakkaiden tarpeita ja vaatimuksia. Haastattelimme kymmeniä taloyhtiöiden hallituksia ja kuulimme tyypillisistä isännöintialan haasteista. Asetimme tavoitteeksi ratkaista ne kaikki. Meille syntyi visio nykyaikaisesta isännöintitoimistosta, jossa asiakkaat ovat toiminnan keskiössä ja jossa hiottuja toimintatapoja tuetaan parhailla mahdollisilla digitaalisilla järjestelmillä.
Asiakkaat ovat ottaneet uudella tavalla toimivan isännöintitoimiston hyvin vastaan ja muutamassa vuodessa Fluxiosta on kasvanut yksi Suomen suurimmista isännöitsijöistä, jonka toiminta-alueena on Helsinki, Espoo ja Vantaa.
Näin isännöimme taloanne
Vastuuisännöitsijä taloyhtiön hallituksen tärkein kumppani
Fluxion hallinnolliset isännöitsijät ovat ammattitutkinnon suorittaneita ja kokeneita asiantuntijoita. He tekevät tiivistä yhteistyötä hallituksen kanssa huolehtien kiinteistöjen ja rakennusten kunnossapidosta, hoitavat yhtiön päivittäistä hallintoa määräysten ja hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti sekä huolehtivat yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä.
Palveluisännöitsijät osakkaan ja asukkaan apuna
Isännöitsijäkoulutuksen saaneet palveluisännöitsijät auttavat osakkaita laadukkaasti ja nopeasti: yli 90 % yhteydenotoista hoidetaat loppuun asti saman vuorokauden aikana. Laadunseuranta ja palvelutakuu auttavat meitä pitämään palvelulupauksemme ja maksamme hyvityksen, jos lupauksemme ei pidä. Lisäksi tarjoamme osakkaille ja asukkaille monipuolisen palvelusivuston.
Tekninen isännöitsijä on taloyhtiön tekninen asiantuntija
Tekninen isännöitsijä on taloyhtiön hallinnon apuna talon tekniikkaan ja korjauksiin liittyen. Tekninen isännöinti palvelee mm. erilaisten teknisten ongelmien selvityksissä ja kartoituksissa, rakennusteknisten palveluiden kilpailutuksessa, sekä osakasmuutostöiden valvonnassa. Tekninen isännöinti hoitaa erilaisten korjausten koordinoinnin ja etsii sopivat kumppanit. Tekniset isännöitsijät, isännöitsijät ja palveluisännöitsijät tekevät työtä tiiviissä yhteistyössä.
Täyden avoimuuden periaate
Avoimuus isännöinnissä lisää luottamusta ja parantaa tiedonkulkua. Toimimme täysin digitaalisesti, jotta voimme jakaa kaiken tiedon. Kaikki taloyhtiön asiakirjat, kirjanpito ja käynnissä olevien hankkeiden tiedot ovat hallituksen saatavilla ympäri vuorokauden yhteisen sähköisen työpöydän kautta. Näin hallitusten jäsenillä on aina halutessaan pääsy vaikkapa kuitteihin, sopimuksiin, pöytäkirjoihin ja meneillään oleviin projekteihin.
Konkreettisia säästöjä taloyhtiöissä
Yksi isännöinnin tehtävistä on hoitaa taloyhtiön taloutta säästäväisesti. Meidän näkemyksemme mukaan vastuullamme on kilpailuttaa sopimuksia ja etsiä säästöjä aktiivisesti. Jotta näin oikeasti tapahtuisi, olemme kirjanneet tästä erityisehtoja sopimukseemme. Olemme erityisesti perehtyneet energiankustannuksien säästöön, koska taloyhtiön budjetista noin 40 % kuuluu niihin.
Toimintamalleilla ja johtamisjärjestelmällä laatua toimintaan
Isännöitsijän työ on projektien johtamista. Olemme kehittäneet Fluxioon toimintamallin ja sen tueksi johtamisjärjestelmän, joka auttaa isännöitsijää hoitamaan tehtäväänsä luotettavasti, täsmällisesti ja asiakokonaisuudet halliten. Johtamisjärjestelmä on myös hallituksen valvontavastuun tukena taloyhtiön toiminnan valvonnassa.
Järjestelmällinen uusien asiakkaiden haltuunotto
Laadukas isännöinti alkaa asiakkuuden haltuunotosta. Meillä haltuunottoprosessi on vastuutettu erikseen nimetylle IAT-koulutetulle isännöitsijälle. Hänen tehtävänään on huolehtia siitä, että taloyhtiön kaikki tiedot siirtyvät Fluxiolle edelliseltä isännöitsijältä ja materiaali siirretään kattavasti sähköiseen muotoon. Vasta, kun yli sadan kohdan tarkistuslistan jokainen kohta on hoidettu ja tarkistettu, kirjataan taloyhtiö todella vastaanotetuksi.
Palvelumme ydin
Paras palvelu
- Ripeä palvelu – hyvitysmaksu jos hidastelemme
- Isännöitsijöillä vähän taloyhtiöitä
- Hankkeiden selkeä johtaminen
- Kattava asiakaspalvelusivusto
Flow-johtamisjärjestelmä
- Digiratkaisu taloyhtiön asioille
- Päätösten valmistelu ja toteutus
- Isännöitsijän työn seuranta
- Sähköinen dokumenttiarkisto
- Sähköinen kirjanpito
Parhaat työntekijät
-
- Pätevät isännöitsijät
- Koulutetut palveluisännöitsijät
- Osaavat tekniset isännöitsijät
- Tiimityöskentely
- Koulutus
Takaamme säästöjä
- Kilpailutamme aktiivisesti
- Selkeä ja kohtuullinen hinnoittelu
- Emme laskuta kopioista
- Säästöjä energiankulutuksessa
Isännöinnin kilpailuttaminen
Vinkkejä isännöintipalvelujen kilpailutukseen
Jos nykyinen isännöintitoimistosi luottaa kankeisiin ja tehottomiin toimintatapoihin, kannattaa kilpailuttaa. Ja jos fiksumpi isännöinti kiinnostaa, kannattaa pyytää tarjous myös Fluxio Isännöinniltä.
Kilpailutus on helppoa ja hallitus selviää siitä muutamassa tunnissa. Valitulla uudella isännöitsijällä on vastuu vaihdon onnistumisesta ja palvelun käynnistymisestä, joten vaihtaminen ei vie taloyhtiön hallitukselta juurikaan aikaa.
Lue lisää isännöinnin kilpailuttamisesta >>
Tarjouspyynnön tekeminen isännöinnistä
Isännöinnin perustehtävät on määritelty laeissa ja asetuksissa. Lisäksi Kiinteistömedia Oy:n julkaisema isännöintitehtäväluettelo määrittelee kattavasti isännöintialalla toimivien yritysten tehtävät. Taloyhtiön kannattaa viitata tarjouspyynnössään tehtäväluetteloon esimerkiksi seuraavasti: ”Pyydämme tarjousta taloyhtiöllemme Kiinteistömedian julkaiseman isännöintitehtäväluettelon suosituksen mukaisista isännöintipalveluista.”
Hinnoittelun osalta on tärkeää, että taloyhtiö saa mahdollisimman vertailukelpoisia tarjouksia. Kiinteän kuukausipalkkion lisäksi kannattaa kiinnittää erityistä huomiota tarjoajan erillishintaluetteloon. Siinä saattaa olla merkittäviäkin säännöllisiä lisäkustannuksia kuukausipalkkion lisäksi, esimerkiksi hallinto-, järjestelmä- ja/tai kopiointikustannusten muodossa.
Toimintatavat ja palvelujen laatu ovat merkittäviä kilpailutuksen kannalta, mutta valitettavan vaikeasti vertailtavissa. Esimerkiksi isännöintiyrityksen digitaalisten järjestelmien toimivuus, käytettävyys ja laajuus vaikuttavat muun muassa hallituksen tarkoituksenmukaiseen sekä ajasta ja paikasta riippumattomaan taloyhtiönsä hallinnon hoitoon. Asiakaspalvelun organisointi puolestaan vaikuttaa osakkaiden ja asukkaiden saamaan palveluun sekä sen sujuvuuteen ja nopeuteen.
Isännöintiyrityksen henkilöstöratkaisut vaikuttavat olennaisesti taloyhtiön palveluiden jatkuvuuteen. Isännöintisopimusten keskipituus on yli kymmenen vuotta, joten taloyhtiön hallituksen kannattaa harkita isännöinnin valintaa pitkälle aikavälille. Toivottavaa tietysti olisi, että sama isännöintitoimisto tarjoaisi laadukasta isännöintiä vielä vuosienkin päästä.
Referenssejä
“Isännöitsijämme aktiivisuus on muutamassa vuodessa säästänyt taloyhtiömme kuluissa hyvin merkittäviä summia ja hän on hyvin läsnäoleva sekä tuntuu ihan oikeasti olevan taloyhtiömme ja sen asukkaiden asialla.”
“Fluxion selkeät kokouskäytännöt ovat helpottaneet päätösten tekoa ja hallinnon läpinäkyvyys lisää luottamusta osakkaiden varallisuuden hoitoon.”
“Fluxiolla on jämäkkä ote taloyhtiömme johtamiseen ja säästöjen etsimiseen proaktiivisesti. Taloon on investoitu, tulot ovat kasvaneet ja kulut pienentyneet. Nyt pudotimme vastiketta.”
“Johtamisjärjestelmä on selkeä ja tuo kaivatun läpinäkyvyyden isännöitsijän toimintaan. Mikä parasta, olemme saaneet vuosia roikkuneita projekteja viimein valmiiksi yhdessä Fluxion kanssa.”
Olemme luotettava kumppani
Toimintamme on vakaata ja taloutemme on AA-luottoluokkaa.
Olemme luotettava kumppani.
