Varsinainen yhtiökokous kuuluu taloyhtiön jokavuotiseen ohjelmaan, se tulee pitää kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, eli yleensä kesäkuun loppuun mennessä. Alle olemme koonneet vinkkejä siitä, miten pitää onnistunut kokous.
Valmistaudu kokoukseen huolella
Onko tarkoitus käsitellä hallituksen omia esityksiä lakisääteisten asioiden, kuten tilinpäätöksen, talousarvion ja kunnossapitotarveselvityksen lisäksi? Sekä lakisääteisiin osuuksiin että muihin esityksiin kannattaa valmistautua hyvin.
Tilinpäätös
Hallituksen ja isännöitsijän kannattaa keskustella etukäteen kuinka paljon aikaa tilinpäätöksen esittelyyn käytetään ja mitkä ovat kohtia, joita kannattaa nostaa esille. Koko tilinpäätöstä ei kannata lukea läpi, koska on kohtuullista odottaa että osakkaat ovat tutustuneet siihen jo etukäteen. Mahdollisuus kysymysten esittämiseen kuuluu toki tarjota.
Kunnossapitotarveselvitys
Lain mukaan yhtiökokouksessa esitellään hallituksen kunnossapitotarveselvitys (KPTS). Kyseessä on hallituksen arvio taloyhtiössä seuraavan viiden vuoden aikana tehtävistä merkittävistä korjauksista ja muista toimenpiteistä. Ja koska kyseessä on hallituksen arvio, on luontevaa että hallitus myös esittelee selvityksen. Kannattaa sopia etukäteen kuka sen esittelee. KPTS annetaan kokouksessa tiedoksi ja yhtiökokous ei voi päättää sen sisällön muuttamisesta.
Talousarvio
Talousarvio on hallituksen ehdotus tilikauden taloudesta ja vastikkeesta. Vastikkeen taso on osakkaita tyypillisesti eniten kiinnostava asia. Tänä vuonna vastikkeita joudutaan nostamaan suuressa osassa taloyhtiöistä ja kannattaa valmistautua kertomaan mitkä kulut ovat viime vuodesta nousseet. Jos joku osakkaista ehdottaa, että vastike pidetäänkin ennallaan vaikka kulut nousevat, kannattaa tehdä selväksi että taloyhtiö ei voi ottaa lainaa hoitokustannusten kattamiseen.
Hallituksen valinta
Hallituksen kannattaa selvittää etukäteen osakkaiden kiinnostusta hallitustyöskentelyyn – etenkin jos joku on ilmoittanut jäävänsä pois. Lisäksi jos yhtiössä on toiminnantarkastaja, niin kannattaa selvittää ketkä olisivat valmiita toiminnantarkastajaksi ja tämän sijaiseksi. Sama pätee turvallisuuspäällikköön ja väestösuojanhoitajaan, mikäli ne on tapana nimetä yhtiökokouksessa.
Hallituksen esitys urakkaan ryhtymisestä
Mikäli hallitus esittää johonkin urakkaan ryhtymistä, on hyvä jo kutsun mukana lähettää esitys urakasta. Esityksessä kannattaa kertoa urakkaan johtaneista tutkimuksista, urakan kilpailutuksesta sekä liittää mukaan talousarvio. Itse kokoukseen kannattaa pyytää mukaan esimerkiksi suunnitelmat tehnyt taho, urakoitsija tai muu asiantuntija. Näin osakkaat saavat teknisiinkin kysymyksiin heti vastauksia ja keskustelu ei juutu asioihin joihin ei usein voida vaikuttaa. Tällaisia asioita voivat olla esimerkiksi yksittäisen osakkaan toiveet ja huolet hissiurakassa tai parkkipaikkojen käyttö julkisivu-urakan aikana. Jos kysymyksiin ei pystytä heti vastaamaan, vastata voi toki jälkikäteen kirjallisesti.
Vastaesityksiin hallituksen esitykselle kannattaa varautua hyväksyttämällä kannatusmenettely kokouksen alussa. Äänestykseen otetaan silloin mukaan vain ehdotukset, jotka saavat kannatusta.
Pihalla keskusteltua
Hallituksen on hyvä myös etukäteen suunnitella vastaukset mahdollisiin aiheisiin, joista on vuoden aikana ollut talossa keskustelua. Usein nämä eivät liity esityslistan aiheisiin, joten kokouksen puheenjohtajan tulisi määrätietoisesti siirtää nämä keskustelut ihan loppuun, jotta itse kokous ei veny. Puheenjohtajan kannattaa muutenkin olla tiukkana puheenvuorojen suhteen ja ilmoittaa, että hän jakaa puheenvuorot.
Riitaisat aiheet
Entä jos osakkaat ovat etukäteen vaatineet jotain tiettyä, mahdollisesti riitaisaa asiaa käsiteltäväksi yhtiökokouksessa? Tällaisia asioita voivat olla esimerkiksi sähköautojen latauspisteisiin tai tupakointiin liittyviä. Jos hallitus epäilee, että asia herättää keskustelua yhtiökokouksessa ilman konkretiaa, hallituksen kannattaa tilata etukäteen asiasta lainopillinen lausunto, jonka voi liittää kokousmateriaaleihin. Jos tilanne on tulehtunut, niin kokoukseen voi pyytää paikalle kiinteistölakimiehen käsittelemään asiaa, tai jopa toimimaan yhtiökokouksen puheenjohtajana.