Taas se on edessä: taloyhtiön jokakeväinen yhtiökokous. On sekä osakkaan että koko yhtiön etu, että kokous sujuu jouhevasti. Näillä vinkeillä järjestät onnistuneen taloyhtiön yhtiökokouksen.
Kutsut
Taloyhtiön yhtiökokous on pidettävä vähintään kerran vuodessa kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Asunto-osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokouskutsu tulee toimittaa osakkaille viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Myös kutsun sisällöstä säädetään laissa.
Monisivuisen kokouskutsun postittamisesta voi aiheutua taloyhtiölle yllättävän paljon tulostus- ja postikuluja. Siksi hallituksen kannattaa jo hyvissä ajoin ennen kutsun lähettämistä kehottaa kaikkia osakkaita siirtymään sähköiseen viestintään, jolloin kokouskutsu voidaan toimittaa sähköpostitse. Me Fluxiolla lähetämme vain yhtiökokouskutsun esityslistoineen postitse tai sähköpostitse, liitemateriaali on saatavilla taloyhtiön omilta osakassivuilla. Näin säästämme taloyhtiöidemme kustannuksia.
Osakkaiden yhteystietojen ylläpidosta vastaa nykyään Maanmittauslaitos, jolle osakkaat voivat ilmoittaa sähköpostiosoitteensa helposti verkossa.
Kokoukseen valmistautuminen
Hyvät esivalmistelut takaavat, että kokous etenee jouhevasti eikä aikaa kulu turhaan väittelyyn ja perusasioiden kertaamiseen. Taloyhtiön yhtiökokouksen esityslista kannattaa laatia hyvin ja ainakin seuraaviin asioihin hallituksen kannattaa varautua jo etukäteen:
Tilinpäätös
Hallituksen ja isännöitsijän kannattaa päättää etukäteen, kuinka tarkasti taloyhtiön tilinpäätös käydään kokouksessa läpi. Koska tilinpäätös toimitetaan kokouskutsun mukana ja osakkaat voivat tutustua siihen jo ennen kokousta, ei sen esitteleminen kokonaisuudessaan ole tarkoituksenmukaista.
Talousarvio ja vastikkeet
Taloyhtiöiden vastikkeissa on edelleen nousupaineita. Mikäli vastikkeita joudutaan nostamaan, valmistautukaa esittelemään kokouksessa ne kulut, jotka ovat nousseet edellisvuodesta. Tarpeen mukaan voidaan muistuttaa osakkaita myös siitä, ettei nousseita kuluja voida kattaa lainarahalla.
Taloyhtiön kunnossapitotarveselvitys eli KPTS
Lain mukaan hallituksen tulee esittää yhtiökokoukselle vuosittain kunnossapitotarveselvitys eli arvio taloyhtiön tulevista kunnossapito- ja korjaustarpeista seuraavalle viidelle vuodelle. Päättäkää etukäteen, kuka esittelee selvityksen kokouksessa.
Hallituksen valinta
Selvittäkää osakkaiden kiinnostusta lähteä mukaan hallitukseen jo ennen kokousta, etenkin jos on tiedossa, että hallituksesta on jäämässä jäseniä pois. Samoin kannattaa selvittää osakkaiden kiinnostusta toimia toiminnantarkastajana, turvallisuuspäällikkönä ja/tai väestönsuojahoitajana mikäli nämä tehtävät taloyhtiöstä löytyvät. Näin itse kokouksessa ei kulu aikaa tiedusteluihin.
Hallituksen esitys urakkaan ryhtymisestä
Jos yhtiökokouksessa esitetään johonkin urakkaan ryhtymistä, toimittakaa esitys urakasta (ml. projektiin johtaneet tutkimukset, kilpailutus ja kustannusarvio) osakkaille kokouskutsun mukana. Itse kokoukseen on hyvä kutsua paikalle urakan suunnittelija tai urakoitsija, joka voi vastata osakkaiden teknisiin kysymyksiin. Näin vältytään turhalta jossittelulta ja väittelyltä.
Riitaisat aiheet
Valmistautukaa mahdollisten riitaisten aiheiden käsittelyyn tilaamalla aiheesta lainopillinen lausunto. Lausunnon voi toimittaa osakkaille kokouskutsun liitteenä ja sitä voidaan käyttää kokouksessa käytävän keskustelun perustana. Jos kokouksesta ennakoidaan erityisen riitaisaa, paikalle voidaan myös pyytää kiinteistölakimies.
Kokouksen kulku
Yhtiökokouksessa voidaan päättää vain niistä asioista, jotka on mainittu varsinaisessa yhtiökokouskutsussa. Asiat käsitellään yksi kerrallaan. Puheenjohtaja ohjaa keskustelua, jakaa puheenvuorot ja päättää keskustelut. Jotta kokous etenisi jouhevasti, puheenjohtaja voi kokouksen alussa ehdottaa kannatusmenettelyä, jolloin vain kannatusta saavista ehdotuksista äänestetään.
Esityslistalta mahdollisesti löytyvä osio ”muut käsiteltävät asiat” on tarkoitettu ainoastaan keskustelulle eikä osion aiheista voida tehdä päätöksiä. Jottei keskustelu rönsyile, osio kannattaa jättää aivan kokouksen loppuun. Puheenjohtajan on myös tässä vaiheessa hyvä pitää napakasti kiinni puheenvuorojen jakamisesta. Yhtiökokouksesta tehdään yhtiökokous pöytäkirja.
Kokouksen päätöksistä tiedottaminen
Yhtiökokouksen päätöksistä kannattaa tiedottaa osakkaille mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. Oleellista tietoa ovat esimerkiksi vastikkeiden ja käyttökorvauksien määrät sekä hallituksen kokoonpano.