Taloyhtiön hallituksella on selkeä vastuu taloyhtiönsä toiminnan valvomisesta. Käytännössä isännöitsijä tekee suurimman osan hallintotyöstä, mutta valvontavastuu on yksiselitteisesti hallituksella.
Jotta hallitus pystyy hoitamaan tehtäväänsä, sillä pitää olla aina pääsy kaikkeen taloyhtiön tietoon. Kaikella tiedolla tarkoitetaan hallintomateriaaleja (esim. pöytäkirjat ja sopimukset), taloushallintoa (kirjanpito, vastikevalvonta) sekä projektinjohtotietoa (suunnitellut/meneillään olevat työt ja projektit).
Fluxio Flow on kehitetty taloyhtiön johtamistyökaluksi. Se avaa hallitukselle pääsyn Fluxio Isännöinnin eri järjestelmiin ja hallitus voi halutessaan päästä käsiksi kaikkiin dokumentteihin sekä voi tarkastella miten talon asioita juuri sillä hetkellä hoidetaan. Alla tarkempi kuvaus Fluxio Flow:n toiminnallisuuksista.
Johtamisnäkymä
Ensimmäiseksi Fluxio Flow:ssa näkyy johtamisnäkymä. Se antaa hallitukselle kokonaiskuvan taloyhtiössä eri vaiheissa olevista isoista ja pienistä projekteista sekä mahdollistaa järjestelmällisyyden isännöitsijän työhön. Tehtävät ovat aluksi ideoita, jotka sitten muuttuvat suunnitelmiksi ja hallituksen päätösten kautta työn alle ja valmiiksi. Alla kuvakaappaus taloyhtiöesimerkistämme ja sen meneillään olevista projekteista.
Dokumentinhallinta
Toiseksi Flow:ssa on pääsy taloyhtiön dokumentinhallintaan. Fluxion periaatteena on, että kaikki taloyhtiön dokumentit ovat digitaalisina arkistoituna kansioihin, joihin myös hallituksella on pääsy. Isännöitsijällä ei siis ole perinteisiä ”hallintomappeja” työhuoneensa kirjahyllyssä. Alla kuvakaappaus Fluxio Flow:n Hallintodokumentit -osion kansiosta Yhtiö ja hallinto, jonka lisäksi käytössä ovat Talous- ja Tekniikka-kansiot.
Viestinnän työkalupakki ja kulutustietoja
Taloyhtiöviestinnän työkalupakkiin on koottu hallitukselle hyödyllisiä viestipohjia, viestintäohjeistuksia ja käytännön vinkkejä hyvään taloyhtiöviestintään.
Työkalupakin lisäksi on oma osio taloyhtiön vedenkulutukseen ja jätteiden keräykseen liittyvästä tarkasta tiedosta.
Muut sähköiset palvelut taloyhtiölle
Fluxio Flow tarjoaa pääsyn myös moneen muuhun taloyhtiölle merkitykselliseen palveluun. Alla lyhyt tiivistelmä palveluista:
- Asiakaspalvelusivustolla on kymmeniä ohjeita ja artikkeleita taloyhtiön arkeen liittyvistä kysymyksistä. Sen kautta lähetetään myös yhteydenottopyyntöjä Fluxiolle. Pyyntöihin vastaamisessa on nopeustakuu.
- Fluxio Flow:sta aukeaa pääsy reaaliaikaiseen kirjanpitojärjestelmään. Taloyhtiön hallitus voi halutessaan tarkistaa esimerkiksi vastiketilanteen tai kirjanpidon tositteen tarkkuudella.
- Taloyhtiön osakassivusto, johon linkki Flow:ssa. Osakassivustolla mm. keskeisimpien tahojen (huollon, yhtiön some-kanavien) yhteystiedot sekä yhtiön julkiset tiedotteet.
- Flow:n kautta on pääsy kiinteistöliiton jäsensivuille.
- Flow:sta on pääsy Fluxion kehittämään www.varaukset.fi -varausjärjestelmään, jonka taloyhtiö voi ottaa helposti käyttöön esimerkiksi pesutupa- ja saunavarauksia varten.
- Jos Flow ei riitä, Trello-tehokäyttäjät voivat päästä suoraan projektienjohtamisjärjestelmään.
- Fluxio toimii avoimesti ja läpinäkyvästi, joten Flow:sta pääsee helposti myös ajantasaisiin sopimusehtoihin ja hinnastoon. Liiketoimintamme perustuu siihen, että asiakas tietää tarkalleen mitä palvelumme maksavat