Rekisterin pitäjä
Fluxio Isännöinti Oy
Y-tunnus 2829837-1
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Kalle Grönqvist, toimitusjohtaja
050 359 5956, kalle.gronqvist@fluxio.fi
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen sopimus sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esim. kirjanpitolaki).
Taloyhtiön ollessa sopimussuhteessa Fluxio Isännöintiin, tarvitsemme asukkaiden/osakkaiden henkilötietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössä.
Henkilötietoja tarvitaan muun muassa asiakkaamme tunnistamiseen tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme henkilötietoja myös taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua.
Keräämme myös asiakaspalautteita ja käsittelemme reklamaatioita, jotta voimme kehittää palveluamme ja parantaa asiakastyytyväisyyttä.
Fluxio Isännöinti Oy voi myös kerätä potentiaalisista asiakkaista tietoja myynti- ja markkinointitarkoitusta varten. Kerättyjä tietoja voidaan käyttää asiakaskyselyihin, suoramarkkinointiin ja muihin markkinointitoimiin. Käsittelyperusteena on tällöin oikeutettu etu tai rekisteröidyn antama suostumus.
Rekisterien tietosisältö
Fluxio Isännöinti Oy:ssä säilytetään henkilötietoja asiakasrekistereissä. Asiakasrekisterimme voi sisältää muun muassa seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:
- taloyhtiön tiedot
- huoneiston tiedot
- huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
- henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämätöntä
- sähköpostiosoitteet
- puhelinnumerot
- sisään- ja poismuuttoajankohdat
Lisäksi taloyhtiökohtaiset rekisterit voivat sisältää esimerkiksi kamera- tai kulunvalvontaan liittyviä henkilötietoja, joiden osalta tarkempi tietosisältö ja muut tarpeelliset tiedot käyvät ilmi taloyhtiökohtaisesta tietosuojaselosteesta.
Rekisterien tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään taloon muuton yhteydessä puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.
Tietojen luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiön virallisille edustajille tehtävien hoitamisen mahdollistamiseksi sekä taloyhtiön käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle tai osakkaalle lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.
Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja noudattaen lainsäädäntöä.
Tietojen säilytys
Fluxio Isännöinti Oy:ssä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen.
Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja pääsy siihen rajataan vain henkilöihin, joilla on oikeus käsitellä tietoja.
Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista hyvän palvelun, laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.