Vinkkejä isännöinnin kilpailutukseen
Taloyhtiön näkökulmasta talon edustajat ovat ostamassa ainutlaatuista palvelua juuri heille ja he toivoisivat saavansa suuren määrän juuri heille räätälöityjä, sisällöltään ja hinnoittelultaan vertailukelpoisia tarjouksia.
Isännöintiyrityksen näkökulma on erilainen. Heillä on asiakkaanaan kymmeniä tai satoja samantyyppisiä taloyhtiöitä ja tarjotakseen hyvää ja edullista palvelua he pyrkivät standardoimaan palvelusisällön ja toimintamallit. Jos jokaisen taloyhtiön kanssa tehtäisiin erilainen palvelusopimus, hinnat olisivat paljon korkeammat.
Jotta sekä ostajan että myyjän intressit saadaan kohtaamaan, kannustamme taloyhtiötä miettimään seuraavia asioita:
1. Jatkuvan palvelun sisältö
Palvelusisällön määrittelyssä pitää pyrkiä vertailukelpoisuuteen. Muutama huomio tästä:
- Jos taloyhtiöllä ei ole poikkeuksellisia tarpeita (vaikkapa juuri alkava putkiremontti), niin älkää sisällyttäkö niitä tarjouspyyntöön vaan määritelkää vaatimukset ”alan standardin” mukaisesti. Näin saatte eniten vertailukelpoisia tarjouksia.
- Helpoin tapa toteuttaa vertailukelpoisuus on käyttää Kiinteistömedian juuri tätä tarkoitusta varten kirjoittamaa isännöintitehtäväluetteloa, joka on luettelomainen esitys isännöintitehtävistä taloyhtiössä.
- Isännöintitehtäväluettelosta on eri-ikäisiä versioita. Uusin versio Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelosta löytyy täältä, viitatkaa siihen. Se kattaa hyvin kaikki isännöinnin tyypilliset tehtävät.
- Isännöintitehtäväluettelossa on selkeä suositus sen suhteen mitkä tehtävät ovat normaalin taloyhtiön tilanteessa kiinteään kuukausihintaan kuuluvia ja mitkä erillishinnoiteltuja.
- Toimiva sanamuoto tarjouspyynnössä on: ”Pyydämme tarjousta taloyhtiöllemme Kiinteistömedian 2023 julkaiseman isännöintitehtäväluettelon suosituksen mukaisesta isännöinnistä. Jos tarjoamassanne palvelusisällössä on olennaisia poikkeuksia suositukseen, pyydämme tuomaan ne esille.”
2. Isännöinnin hinnoittelu
Isännöinnin hinnoittelussa pitää pyrkiä vertailukelpoisuuteen. Muutama huomio tähän liittyen:
- Kiinteän kuukausittaisen isännöintikorvauksen vertailussa on syytä ottaa huomioon, että sen lisäksi saatetaan laskuttaa merkittävä määrä erilaisia hallinto-, viestintä-, atk-, ynnä muita korvauksia, joista on maininta ainoastaan erillishintaliitteessä.
- Postituskustannukset voivat olla yllättävän suuri osa isännöintikustannuksista. Kannattaa tutustua siihen miten ne määräytyvät.
- Kokoukset ovat isännöintitehtäväsuosituksen mukaan erillishinnoiteltuja, koska niiden määrä vaihtelee vuosittain ja taloyhtiöittäin.
- Projektien hallintokustannukset ovat suosituksen mukaan erillishinnoiteltuja, koska niiden määrä vaihtelee merkittävästi vuosittain. Kannattaa olla tarkkana projektien hallinnoinnin osalta, eli miten isännöintitoimisto hallinnoi projekteja ja miten se hallinnoinnin hinnoittelee.
- Vertailukelpoiseen hinnoitteluun ohjaava sanamuoto kilpailutuksessa voisi olla: ”Mikä on kuukausittainen kiinteä kokonaiskustannus, joka kattaa koko normaalin isännöintipalvelun sisältäen hallinto-, toimisto-, kopiointi-, postitus-, järjestelmä- yms. säännölliset kulut? Kokouskustannuksia ja projektien hallintokustannuksia ei sisällytetä kokonaiskustannukseen, vaan näiden osalta haluamme selvityksen laskutusperiaatteista.”
3. Laatu ja kehitys
Kolmantena ulottuvuutena isännöintipalvelujen vertailussa on laatu nyt ja tulevaisuudessa. Tämä alue on vaikein vertailtava, koska siihen sisältyy eniten harkinnanvaraista arviointia. Seuraavassa joitakin keskeisiä ulottuvuuksia eri isännöintipalvelujen vertailuun:
- Hinnoittelu: Onko erillishinnoiteltujen palveluiden hinnoittelu selkeä ja kohtuullinen?
- Laatu ja prosessit: Millä tavalla isännöintiyritys on toteuttanut isännöintiprosessinsa ja miten ne takaavat hyvän palvelun laadun?
- Digityökalut: Minkälaisia digityökaluja isännöintiyritys käyttää itse ja tarjoaa asiakkaidensa käyttöön? Arkistoidaanko hallintomateriaalit digitaalisesti vai paperilla? Ovatko ne myös hallituksen nähtävillä? Onko projekteja varten projektinjohtojärjestelmä?
- Miten osakkaiden asiakaspalvelu on toteutettu ja onko se yhden ihmisen varassa?
- Henkilöstö ja osaaminen: Minkälainen ihminen ja ammattilainen olisi teidän yhtiölle nimetty isännöitsijä? Mikä on isännöintiyrityksen henkilöstöpolitiikka ja miten pyritään siihen että ihmiset eivät vaihdu? Miten henkilöstöltä sujuu tekniikka, talousasiat, hallinnolliset tehtävät ja asiakaspalvelu?
- Sopimus: Minkälaista sopimusta isännöintiyritys ehdottaa? Onko se reilu ja helposti ymmärrettävä? Ohjaako se toimintaa taloyhtiön haluamaan suuntaan?
- Lisäpalvelut: Minkälaisia lisäpalveluita isännöintiyritys tarjoaa taloyhtiölle ja asukkaille?
Kilpailutus ei ole vaikeaa eikä siihen mene hallitukselta montaa tuntia. Uudella isännöitsijällä on sitten suurin vastuu vaihdon onnistumisesta.
Me Fluxio Isännöinnissä autamme mielellämme kilpailutukseen liittyvissä asioissa. Olemme uudistaneet isännöintitoimialaa viime vuosien aikana merkittävästi tuomalla alalle uusia toimintatapoja ja kehittämällä näitä tukevia järjestelmiä. Visiomme on saanut hyvin vastakaikua taloyhtiöiden hallituksissa ja Fluxio on kasvanut nopeasti yhdeksi Suomen suurimmista isännöintitoimistoista.
Fluxio Isännöinniltä voit pyytää tarjouksen tällä lomakkeella. Hyviä kilpailutuksia!