Isännöinnin kilpailutuksen tavoitteena on löytää omalle taloyhtiölle sopiva isännöintipalvelu kilpailukykyisellä hinnalla. Jotta kilpailutuksen tavoite toteutuu, tilannetta kannattaa tarkastella molempien osapuolien näkökulmasta. Itse olen osallistunut kilpailutuksiin sekä kilpailuttajana eli hallituksen puheenjohtajana että tarjoajana eli isännöintiyrityksen edustajana.
Taloyhtiön näkökulmasta talon edustajat ovat ostamassa ainutlaatuista palvelua juuri heille ja he toivoisivat saavansa suuren määrän juuri heille räätälöityjä, sisällöltään ja hinnoittelultaan vertailukelpoisia tarjouksia.
Isännöintiyrityksen näkökulma on erilainen. Heillä on asiakkaanaan kymmeniä tai satoja samantyyppisiä taloyhtiöitä ja tarjotakseen hyvää ja edullista palvelua he pyrkivät standardoimaan palvelusisällön ja toimintamallit. Jos jokaisen taloyhtiön kanssa tehtäisiin erilainen palvelusopimus, hinnat olisivat paljon korkeammat.
Jotta sekä ostajan että myyjän intressit saadaan kohtaamaan, suosittelen taloyhtiöille:
Jatkuvan palvelun sisältö
Palvelusisällön määrittelyssä pitää pyrkiä vertailukelpoisuuteen. Muutama huomio tästä:
- Jos taloyhtiöllä ei ole poikkeuksellisia tarpeita (vaikkapa juuri alkava putkiremontti) niin älkää keksikö sellaisia vaan määritelkää vaatimukset ”alan standardin” mukaisesti. Näin saatte eniten vertailukelpoisia tarjouksia.
- Helpoin tapa toteuttaa vertailukelpoisuus on käyttää Kiinteistöalan Kustannuksen juuri tätä tarkoitusta varten kirjoittamaa isännöintitehtäväluetteloa.
- Isännöintitehtäväluettelosta on eri-ikäisiä versioita. Uusin versio on julkaistu vuonna 2019, viitatkaa siihen. Se kattaa hyvin kaikki isännöinnin tyypilliset tehtävät.
- Isännöintitehtäväluettelossa on selkeä suositus sen suhteen mitkä tehtävät ovat normaalin taloyhtiön tilanteessa kuukausihintaan kuuluvia ja mitkä erillishinnoiteltuja.
- Isännöintiyhtiöillä saattaa olla sellaisia poikkeuksia suositukseen, joista he eivät voi tinkiä ilman merkittävää hintojen nousua. Siksi kannattaa tarjota mahdollisuus poikkeuksien tekemiseen, kunhan niistä kerrotaan selkeästi.
Sanamuoto voisi olla: ”Pyydämme tarjousta taloyhtiöllemme Kiinteistöalan Kustannuksen vuonna 2015 julkaiseman isännöintitehtäväluettelon suosituksen mukaisesta isännöinnistä. Jos tarjoamassanne palvelusisällössä on poikkeuksia suositukseen, pyydämme erittelemään poikkeukset yksityiskohtaisesti.”
Hinnoittelu
Hinnoittelussa pitää pyrkiä vertailukelpoisuuteen. Muutama huomio tästä.
- Kiinteän kuukausittaisen isännöintikorvauksen vertailussa on syytä ottaa huomioon, että sen lisäksi saatetaan laskuttaa merkittävä määrä erilaisia hallinto-, viestintä-, atk-, ynnä muita korvauksia, joista on maininta ainoastaan erillishintaliitteessä.
- Kokoukset ovat isännöintitehtäväsuosituksen mukaan erillishinnoiteltuja, koska niiden määrä vaihtelee vuosittain ja taloyhtiöittäin.
- Projektien hallintokustannukset ovat suosituksen mukaan erillishinnoiteltuja, koska niiden määrä vaihtelee merkittävästi vuosittain. Kannattaa olla tarkkana projektien hallinnoinnin osalta, eli miten isännöintitoimisto hallinnoi projekteja ja miten se hallinnoinnin hinnoittelee. Itse en asiakkaana pitänyt %-korvauksista.
Vertailukelpoiseen hinnoitteluun ohjaava sanamuoto kilpailutuksessa voisi olla: ”Mikä on kuukausittainen kiinteä kokonaiskustannus, joka kattaa koko normaalin isännöintipalvelun sisältäen hallinto-, toimisto-, kopiointi-, postitus-, järjestelmä- yms. säännölliset kulut? Kokouskustannuksia ja projektien hallintokustannuksia ei sisällytetä kokonaiskustannukseen vaan näiden osalta haluamme selvityksen laskutusperiaatteista.”
Laatu ja kehitys
Kolmantena ulottuvuutena isännöintipalvelujen vertailussa on laatu nyt ja tulevaisuudessa. Tämä alue on vaikein vertailtava, koska siihen sisältyy eniten harkinnanvaraista arviointia. Seuraavassa joitakin keskeisiä ulottuvuuksia eri isännöintipalvelujen vertailuun:
- Hinnoittelu: Onko erillishinnoiteltujen palveluiden hinnoittelu selkeä ja kohtuullinen?
- Arvon luominen taloyhtiölle: Millä tavalla isännöintiyritys aikoo nostaa taloyhtiön arvoa, laskea kustannuksia ja parantaa asumisen laatua?
- Laatu ja prosessit: Millä tavalla isännöintiyritys on toteuttanut isännöintiprosessinsa ja miten ne takaavat hyvän palvelun laadun?
- Digityökalut: Minkälaisia digityökaluja isännöintiyritys käyttää itse ja tarjoaa asiakkaidensa käyttöön? Arkistoidaanko hallintomateriaalit digitaalisesti vai paperilla? Ovatko ne myös hallituksen nähtävillä?
- Yrityksen kehityssuunnitelmat: Missä tilanteessa isännöintiyritys on viiden vuoden päästä. Tarkoittaako se asiakkaalle nykyistä parempia palveluita?
- Henkilöstö ja osaaminen: Minkälainen ihminen olisi teidän isännöitsijä? Mikä on isännöintiyrityksen henkilöstöpolitiikka ja miten pyritään siihen että ihmiset eivät vaihdu? Miten henkilöstöltä sujuu tekniikka, talousasiat, hallinnolliset tehtävät ja asiakaspalvelu?
- Sopimus: Minkälaista sopimusta isännöintiyritys ehdottaa? Onko se reilu ja helposti ymmärrettävä? Ohjaako se toimintaa taloyhtiön haluamaan suuntaan?
- Lisäpalvelut: Minkälaisia lisäpalveluita isännöintiyritys tarjoaa taloyhtiölle ja asukkaille?
- Miten isännöintiyritys hoitaa kumppaniverkostoa ja miten pidetään huoli että taloyhtiö saa erilaisissa projekteissaan hyvää laatua edullisella hinnalla?
Suosittelen kirjaamaan teidän taloyhtiölle tärkeitä ylläolevan tyyppisiä kysymyksiä tarjouspyyntöön ja pyytämään niihin kirjallisen vastauksen. Näin saatte mustaa valkoisella ja samalla testaatte hieman tarjoajan motivaatiota ja asiakaslähtöisyyttä.
Kilpailutus ei ole vaikeaa eikä siihen hallitukselta montaa tuntia mene. Uudella isännöitsijällä on sitten vastuu vaihdon onnistumisesta. Hyviä kilpailutuksia ja pyytäkää tarjous Fluxio Isännöinniltäkin www.fluxioisannointi.fi jos palvelumme kiinnostavat.